Bürokommunikation Von Der Planung Bis Zur Erfolgskontrolle: Ein Ratgeber Aus Der Praxis

ISBN-13: 9783409881548 / Niemiecki / Miękka / 1989 / 395 str.

Egbert Reichel; Norbert Siegrist

Opis

5 Vorwort In der Vergangenheit musste eine Vielzahl von Organisatoren immer wieder feststellen, dass die auf dem Markt zum Einsatz von integrierten Burokommunikationssystemen erhaltliche Literatur uberwiegend wissenschaftlich aufbereitetes Material zum Inhalt hatte, die Umset zung der Konzepte, insbesondere im deutschsprachigen Raum, wurde aber wegen unzurei chender praktischer Erfahrungen nicht umfassend beschrieben. Das Autorenteam vermittelt Wissen aus meh ahriger praktischer Arbeit, das es in einem der grossten deutschen Burokommunikationsprojekte mit ca. 1700 informations-und kommu nikationsgestutzten Buroarbeitsplatzen im Endausbau, sammeln und erweitern konnte. Ziel dieses Buches ist es, die vielschichtigen Probleme bei der Einfuhrung und dem Betrieb von Informationstechnik darzustellen. Es kommt dem wachsenden Bedarf nach praxis orientierten Informationen entgegen und vermittelt dem Leser von der Planung bis zur Er folgskontrolle grundlegendes Basiswissen aus der Praxis. Zudem veranschaulicht es in pra gnanter Weise die behandelten Themen durch zahlreiche Grafiken, Checklisten sowie Ubersichten und gibt Tips und Hinweise, die ebenso wertvolle Hilfe bei der Bewaltigung der Vorbereitung und Durchfuhrung aller notwendigen Verfahrens schritte sein werden. Dadurch wird es auch dem Anspruch gerecht, Ratgeber fur alle an der Planung und Durch fuhrung von Burokommunikationsprojekten Beteiligten (Management, Behordenleitung, Unternehmensberatungen, Organisatoren, DV-Leiter und Mitarbeiter, Finanz-/Haus halts-und Personalverantwortliche sowie Mitglieder der Betriebs-und Personalratsvertre tungen) zu se

Spis treści

1 Einführung in die Informationstechnik und Informationstechnologie.- 1.1 Allgemeines.- 1.2 Planung und Durchführung eines Bürokommunikationsprojekts.- 1.3 Anforderungen an ein modernes Bürokommunikationssystem.- 1.3.1 Allgemeines.- 1.3.2 Einzelfunktionen eines Bürokommunikationssystems.- 1.3.2.1 Elektronische Post.- 1.3.2.2 Textbe- und -verarbeitung.- 1.3.2.3 Ablage (Dokumentenverwaltung).- 1.3.2.4 Tabellenkalkulation.- 1.3.2.5 Bürografik.- 1.3.2.6 Terminmanagement/Ressourcenplanung.- 1.3.2.7 Druckservice.- 1.3.2.8 Sprachein- und -ausgabe.- 1.3.2.9 Desktop Publishing.- 1.3.2.10 Datenbanken.- 1.3.2.11 Entwicklungswerkzeuge.- 1.3.2.12 Benutzeroberfläche.- 1.3.2.13 Kommunikation extern.- 2 Projektorganisation.- 2.1 Vorbereitungsmaßnahmen.- 2.2 Projektleitung.- 2.3 Personalstrategie/Personalplanung für das Projektteam.- 2.3.1 Arbeitsbereich/Sachgebiet „Information und Kommunikation“.- 2.3.1.1 Fachbereichsleiter für Information und Kommunikation.- 2.3.1.2 Betreuungs-, Schulungs- und Systemservice sowie Anwendungsentwicklung.- 2.3.1.2.1 Aufgaben Betreuungsservice.- 2.3.1.2.2 Aufgaben Schulungsservice.- 2.3.1.2.3 Aufgaben Systemservice.- 2.3.1.2.4 Aufgaben Anwendungsentwicklung.- 2.3.2 Ansprechpartner in den Fachabteilungen.- 2.3.2.1 Allgemeines.- 2.3.2.2 Kenntnisstand.- 2.3.2.3 Aufgabenschwerpunkte.- 2.3.2.3.1 Festlegung der DV-Ausstattung in der Fachabteilung.- 2.3.2.3.2 Installationsplanung.- 2.3.2.3.3 Beratung in der Fachabteilung und Zusammenarbeit mit dem Betreuungs- und Schulungsservice.- 2.3.2.3.4 Erarbeitung von Forderungskatalogen.- 2.3.2.3.5 Vertretung der Fachabteilung.- 2.3.2.3.6 Verwaltung des Verbrauchsmaterials.- 2.3.3 Arbeitsgruppen.- 2.3.3.1 Allgemeines.- 2.3.3.2 Beispiele für die Einteilung von Arbeitsgruppen.- 2.3.3.2.1 Arbeitsgruppe Installation, Organisation und Schulung.- 2.3.3.2.2. Arbeitsgruppe Anwendungsentwicklung, Systembetrieb.- 3 IST-Analyse.- 3.1 Allgemeines.- 3.2 Aufbereitung der Untersuchungsergebnisse.- 3.2.1 Allgemeines.- 3.2.2 Fragebogen Zeit-/Aufwandsschätzung.- 3.2.3 Fragebogen zu den einzelnen Aufgaben und Arbeitsplatzinhalten.- 3.2.4 Fragebogen Kommunikationsanalyse.- 3.2.4.1 Allgemeines.- 3.2.4.2 Fragebogen (Beispiel).- 4 Sollkonzeption.- 4.1 Allgemeines.- 4.2 Anwendungs- und Aufgabenbereiche der Informations- und Kommunikationstechnik.- 4.2.1 Zusammenfassung der wesentlichen Fakten in den untersuchten Aufgabenbereichen am Beispiel der Textverarbeitung.- 4.2.2 Aufgabenerledigung der Arbeitsbereiche unter einer Bediener- und Benutzeroberfläche.- 4.3 Organisationsstruktur, Personalausstattung und Qualifikationsgrad des Personals.- 4.4 Hardware- und Softwareausstattung.- 4.4.1 Rechnerkonzept/Rechnerstrategie.- 4.4.1.1 —.- 4.4.1.5 Auswahl zwischen unterschiedlichen Konzepten.- 4.4.2 Hardware- und Systemsoftware, Hardware- und Softwareergonomie, Systembetrieb.- 4.4.3 Auswahl von Datenbanksystemen.- 4.5 Netzwerkkonzeption.- 4.6 Schulung und Betreuung.- 4.7 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.- 5 Ausschreibung.- 5.1 Allgemeines.- 5.2 Anschreiben an die Firmen.- 5.2.1 Anlagen/Beilagen zum Anschreiben.- 5.2.1.1 Rückantwort der Firma (Beispiel).- 5.2.1.2 Ausschlußkriterien (K. o.-Kriterien).- 5.2.1.3 Pflichtenheft und funktionsbezogene Einzelanforderungen.- 5.2.1.3.1 Pflichtenheft (Allgemeines).- 5.2.1.3.2 Inhalt des Pflichtenhefts.- 5.2.1.3.2.1 Auftraggeberangaben.- 5.2.1.3.2.2 Herstellerspezifische Angaben.- 5.2.1.3.3 Funktionsbezogene Einzelanforderungen.- 5.2.1.3.3.1 Auswertung des Katalogs der funktionsbezogenen Einzelanforderungen (Kriterienkatalog).- 5.2.1.3.3.2 Beispiel für einen Katalog der funktionsbezogenen Einzelkriterien eines Bürokommunikationssystems.- 5.2.1.3.3.3 Katalog der funktionsbezogenen Einzelanforderungen am Beispiel der Textbe- und -verarbeitung für den Bereich der Formatgestaltung.- 5.2.1.4 Modellkonfiguration.- 5.3 Ablauf der Angebotsbewertung.- 5.3.1 Bildung eines Bewertungsteams.- 5.3.2 Erste Auswertungsstufe.- 5.3.2.1 Formale Prüfung der Angebote.- 5.3.2.2 Aussonderung der Angebote.- 5.3.3 Zweite Auswertungsstufe.- 5.3.3.1 Informationsbesuche bei den in die engere Auswahl einbezogenen Firmen.- 5.3.3.1.1 Vorbereitung und Ablauf der Informationsbesuche.- 5.3.3.1.2 Checklisten, Formulare/Vordrucke für die Auswertung der Informationsbesuche.- 5.3.3.1.3. Testfallbeschreibung.- 5.3.3.1.4 Testfallbericht.- 5.3.3.1.5 Checkliste Informationsbesuch.- 5.3.4 Bewertungssystematik.- 5.3.4.1 Methodik zur Gewichtung der Kriterien.- 5.3.4.2 Beispiel für die Ermittlung des Gesamtergebnisses.- 5.3.4.3 Schwäche- bzw. Forderungskatalog.- 5.3.5 Preisermittlung der einzelnen Angebote.- 5.3.6 Rangfolge der Angebote.- 5.3.7 Zuschlagserteilung/Vertragsabschluß.- 5.3.7.1 Allgemeines.- 5.3.7.2 Auflistung der Leistungen und Pflichten des Auftragnehmers nach BVB-Kauf.- 6 Schulung.- 6.1 Allgemeines.- 6.2. Methodik der Schulung.- 6.2.1 Zusammenfassung der Schulungsgrundsätze.- 6.2.2 Unterrichtsmethoden und Medieneinsatz bei den Schulungen.- 6.3 Schulungsplan.- 6.3.1 Einführungskurs.- 6.3.2 Grundkurs I.- 6.3.3 Grundkurs II.- 6.3.4. PC-Schulungen.- 6.3.5 Weitere Kursangebote.- 6.3.6 Zusammenfassung der Schulungskurse.- 6.4 Wichtige Grundsätze bei der Planung und Durchführung von Schulungen.- 6.4.1 Schulungsteilnehmer.- 6.4.2 Schulungsort.- 6.4.3 Einladungsschreiben.- 6.4.4 Zeitplan der Schulungen.- 6.4.5 Schulungsinhalte.- 6.4.6 Schulungsdauer.- 6.4.7 Schulung der Führungskräfte.- 6.4.8 Installation der Bildschirme.- 6.4.9 Betreuung während und nach den Schulungen.- 6.4.10 Fortentwicklung des Schulungskonzepts/Schulungsbeurteilung.- 6.4.10.1 Formular Schulungsbeurteilung.- 6.4.11 Zusammenfassung des Schulungsablaufs.- 6.4.11.1 Checkliste über den Schulungsablauf.- 7 Verkabelung von Gebäuden (Lokale Netzwerke/Inhouse-Netze).- 7.1 Allgemeines.- 7.1.1 DV-Netze.- 7.1.2 Telefonnebenstellenanlagen.- 7.1.3 Lokale Netzwerke.- 7.1.4 Inhouse-Netze.- 7.2 Auswahl eines lokalen Netzwerks.- 7.2.1 Netzwerktopologie (Netzstrukturen).- 7.2.1.1 Baumstruktur/Busstruktur.- 7.2.1.2 Ringstruktur.- 7.2.1.3 Sternstruktur.- 7.2.2 Transport- bzw. Übertragungsmedien.- 7.3 Wichtige Einflüsse und Entscheidungskriterien bei der Planung eines Inhouse-Netzes.- 8 Ergonomie.- 8.1 Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung.- 8.1.1 Arbeitsplatz.- 8.1.1.1 Bildschirm.- 8.1.1.1.1 Darstellung der Zeichen.- 8.1.1.1.2 Flimmerfreiheit.- 8.1.1.1.3 Kontrast.- 8.1.1.1.4 Verstellbarkeit des Bildschirms.- 8.1.1.2 Tastatur.- 8.1.1.3 Büromöbel.- 8.1.1.3.1 Bildschirmarbeitstische.- 8.1.1.3.2 Arbeitsstuhl.- 8.1.1.3.3 Fußstützen.- 8.1.1.3.4 Beleghalter.- 8.1.1.3.5 Ablagemöbel und Schränke.- 8.1.2 Arbeitsraum.- 8.1.2.1 Beleuchtung.- 8.1.2.2 Wände, Decken.- 8.1.2.3 Fußbodenbeläge.- 8.1.2.4 Vorhänge, Jalousetten.- 8.1.2.5 Raumklima.- 8.1.2.6 Lärm.- 8.1.3 Checkliste für die Überprüfung der Bildschirmarbeitsplätze.- 8.2 Bildschirmarbeitsplätze auf dem Prüfstand der Gewerbeaufsicht.- 8.2.1 Sehbedingungen.- 8.2.2 Sitzhaltung.- 8.2.3 Gesundheitsvorsorge.- 8.2.4 Unterweisung.- 8.2.5 Kennzeichnung.- 8.2.6 Gesamtbewertung.- 8.2.7 Schlußbetrachtung.- 8.3 Fachliteratur, wichtige Verordnungen, Vorschriften, Richtlinien und Normen zur Arbeitsplatzgestaltung und Büroeinrichtung.- 8.3.1 Fachliteratur.- 8.3.2 Rechtsvorschriften, Verordnungen.- 8.3.3 Richtlinien.- 8.3.3.1 Berufsgenossenschaftliche Richtlinien.- 8.3.3.2 Sonstige Richtlinien.- 8.3.4 Normen des Deutschen Instituts für Normung (DIN-Normen).- 8.3.5 Bezugsquellen.- 8.3.6 Weitere Informationen.- 9 Wichtige organisatorische Maßnahmen für die Einführung und Fortentwicklung eines Bürokommunikationssystems.- 9.1 Allgemeines.- 9.2 Ausarbeitung eines Installationsplans.- 9.3 Planung und Bau eines Rechenzentrums sowie Schulungsraums.- 9.3.1 Rechenzentrum (Allgemeines).- 9.3.1.1 Peripheriegeräte.- 9.3.1.2 Zentrale Rechneranlage/Zentraleinheit.- 9.3.1.3 Raumgestaltung.- 9.3.1.4 Brandschutz.- 9.3.1.5 Klimatisierung.- 9.3.1.6 Sicherung des Rechenzentrums.- 9.3.1.7 Standortwahl.- 9.3.1.8 Stromversorgung.- 9.3.1.9 Verkabelung.- 9.3.1.10 Sicherheitsberatung.- 9.3.1.10.1 Beratung durch die Polizei.- 9.3.1.10.2 Beratung durch Verbände.- 9.3.1.10.3 Sonstige Beratung.- 9.3.1.11 Geräte ausstattungsverzeichnis und Checkliste Rechenzentrum.- 9.3.2 Schulungsraum.- 9.3.2.1 Schulungsraum (Allgemeines).- 9.3.2.2 Geräteausstattungsverzeichnis und Checkliste Schulungsraum.- 9.4 Ausstattung und Einrichtung von Bildschirmarbeitsplätzen.- 9.4.1 Allgemeines.- 9.4.2 Verzeichnis über die Ausstattung und Einrichtung eines Bildschirmarbeitsplatzes.- 9.5 Installation und Wartung der Geräte.- 9.5.1 Installation der Geräte.- 9.5.1.1 Allgemeines.- 9.5.1.2 Erklärung der Betriebsbereitschaft.- 9.5.2 Wartung der Geräte.- 9.5.2.1 Allgemeines.- 9.5.2.2 Auflistung der Leistungen und Pflichten des Auftragnehmers nach BVB-Wartung.- 9.6 Ausarbeitung von Handbüchern und Formularen/Vordrucken.- 9.7 Betreuung der Benutzer und Benutzertreffen.- 9.7.1 Betreuung der Benutzer.- 9.7.1.1 Formular Benutzerbetreuung.- 9.7.2 Benutzertreffen,.- 9.7.2.1 Formular Benutzertreffen.- 9.8 Betreuung des Systembetriebs und des Netzwerks.- 9.8.1 Betreuung des Systembetriebs.- 9.8.2 Betreuung des Netzwerks.- 10 Nutzung von Informationsdiensten (externe On-Line-Datenbanken).- 10.1 Allgemeines.- 10.2 Auswahlverfahren.- 10.3 Kosten.- 10.4 Informationsmakler.- 10.5 Weitere Informationen.- 11 Personal Computer — Einbindung in ein Bürokommunikationssystem.- 11.1 Allgemeines.- 11.2 Typische Einsatzgebiete für Personal Computer.- 11.3 Klassifizierung der Personal Computer.- 11.4 Betriebssysteme.- 11.4.1 MS-DOS.- 11.4.2 MS-OS/2.- 11.4.3 UNIX.- 11.5 Einbindung von Personal Computern in ein integriertes Bürokommunikationssystem.- 11.6 Aufgabenschwerpunkte für den PC-Einsatz in einem integrierten Bürokommunikationssystem.- 11.7 PC-Konfiguration in einem integrierten Bürokommunikationssystem.- 11.8 Checkliste/Bestandsverzeichnis für den Einsatz eines Personal Computers.- 12 Anwendungsentwicklung und Datenbanken.- 12.1 Anwendungsentwicklung.- 12.1.1 Allgemeines.- 12.1.2 Aufgaben einer zentralen Stelle für Anwendungsentwicklung.- 12.1.3 Organisatorische Maßnahmen.- 12.1.3.1 Phasenmodell.- 12.1.3.2 Programmier-, Test- und Dokumentationsrichtlinien.- 12.1.4 Vergabe der Anwendungsentwicklung an Dritte.- 12.1.5 Erstellung eines Pflichtenheftes für die Software.- 12.1.5.1 Allgemeines.- 12.1.5.2 Kundenprofil.- 12.1.5.3 Beschreibung der Arbeitsinhalte und -abläufe, Schwachstellen.- 12.1.5.4 Ziele der Anwendungsentwicklung.- 12.1.5.5 System- und Verfahrensanforderungen.- 12.1.5.6 Mengengerüste und Kenngrößen.- 12.1.5.7 Anforderungen an die DV-Anwendung.- 12.1.5.8 Angebots- und Vertragsbedingungen.- 12.2 Auswahl der Programmiersprachen.- 12.2.1 ADA.- 12.2.2 APL.- 12.2.3 ASSEMBLER.- 12.2.4 BASIC.- 12.2.5 Programmiersprache C.- 12.2.6 COBOL.- 12.2.7 FORTRAN.- 12.2.8 PASCAL.- 12.2.9 PL/1.- 12.2.10 Schlußbetrachtung.- 12.3 Sprachen der vierten Generation.- 12.4 Datenbanken.- 12.4.1 Allgemeines.- 12.4.2 Vorteile von Datenbank-Systemen.- 12.4.3 Datenbank-Systeme.- 12.4.4 Datenbank-Sprachen.- 12.4.5 Auswahl eines Datenbank-Systems.- 12.5 Datenbanken für Personal Computer.- 13 Datenschutz und Datensicherheit.- 13.1 Datenschutz.- 13.1.1 Rechtsgrundlagen.- 13.1.2. Realisierung des Datenschutzes.- 13.1.2.1 Zugangskontrolle.- 13.1.2.2 Abgangskontrolle.- 13.1.2.3 Speicherkontrolle.- 13.1.2.4 Benutzerkontrolle.- 13.1.2.5 Zugriffskontrolle.- 13.1.2.6 Übermittlungskontrolle.- 13.1.2.7 Eingabekontrolle.- 13.1.2.8 Auftragskontrolle.- 13.1.2.9 Transportkontrolle.- 13.1.2.10 Organisationskontrolle.- 13.1.2.11 Verzeichnis der Datenträger.- 13.1.2.12 Verzeichnis der ausgegebenen Codekarten und Schlüssel.- 13.1.2.13 Verzeichnis der PC-Verantwortlichen für Hard- und Software.- 13.1.2.14 Verzeichnis der berechtigten Empfänger von personenbezogenen Daten.- 13.1.2.15 Versandverzeichnis von personenbezogenen Daten.- 13.1.3 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten.- 13.1.4 Datenschutz beim Einsatz von Personal Computern.- 13.2. Datensicherheit.- 14 Zusammenarbeit zwischen der Geschäftsleitung/Dienststelle und dem Betriebs-/Personalrat.- 14.1 Allgemeines.- 14.2 Beteiligung.- 14.2.1 Formen der Beteiligung des Betriebs-/Personalrats und der Mitarbeiter.- 14.2.1.1 Betriebs-/Personalrat.- 14.2.1.2 Mitarbeiter.- 14.3 Abschluß einer Betriebs-/Dienstvereinbarung.- 14.3.1 Allgemeines.- 14.3.2 Inhalt einer Betriebs-/Dienstvereinbarung.- 15 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.- 15.1 Allgemeines.- 15.2 Einmalige Kosten.- 15.3 Laufende Kosten.- 15.4 Bewertung des wirtschaftlichen Vorteils.- 15.5 Qualitativer Nutzen.- 15.6 Organisatorische Maßnahmen.- 15.7 Rationalisierungseffekte.- 16 Erfolgskontrolle.- 16.1 Allgemeines.- 16.2 Vordruck Erfolgskontrolle der Arbeitsabläufe.- ? Abkürzungsverzeichnis und Erläuterungen von EDV-Begriffen.- ? Literaturverzeichnis.