Unternehmensweites Dokumentenmanagement: Einsatz und Potenzial am Beispiel eines Elektrofachgroßhandels

ISBN-13: 9783640840038 / Niemiecki / MiÄ™kka / 2011 / 68 str.

Stephan Sch Ttler

Opis

Diplomarbeit aus dem Jahr 2009 im Fachbereich Informatik - Wirtschaftsinformatik, Note: 1,7, Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie Wiesbaden e.V., Sprache: Deutsch, Abstract: Etwa 80 - 90 % aller in Unternehmen vorkommenden Informationen liegen immer noch in Papierform z. B. als ausgefulltes Formular, gedruckte Liste oder als Fax vor. Interessant ist, dass mindestens 3/4 aller Dokumente gleichzeitig mit IT-Systemen erstellt werden. Andere Dokumente werden erst in ein Format gebracht, das der Computer beherrscht - sie werden gescannt. Im Computer entstehen laufend neue Dateien wie beispielsweise Texte und Tabellen. Von auen kommen Bilder, Faxe, E-Mails, usw. dazu. Mitarbeiter sind standig damit beschaftigt, Unterlagen zu vervielfaltigen und zu verteilen. Dazu werden Fotokopierer, die gewartet werden mussen, Papier und Arbeitskrafte, die Kopien herstellen und weiterleiten, benotigt. Abbildung 1 zeigt schematisch die traditionelle Posteingangsbearbeitung, wie sie heute noch in vielen Unternehmen angewendet wird. Durch Ausdrucken, Bearbeiten und neu Erfassen von Dokumenten entstehende Medienbruche, d. h. Unterbrechung des Ubergangs von einem System zu einem anderen, stehen auf der Tagesordnung. Eine "Sicherung" der Dokumente erfolgt oftmals in gewohnter Form durch Ablage in Ordnern, Akten und Regalen. Statt gezielt Informationen abzurufen, wird in den Akten oder Ordner gesucht. Ein schnelles und einfaches wieder Auffinden eines Dokumentes ist kaum moglich. Gerade in den dokumentenlastigen Bereichen der Unternehmen, den Buros, trifft man oft auf auerst ineffiziente Arbeitsablaufe, Doppelarbeit, zeitaufwendige Suchvorgange, lange Durchlaufzeiten, Mehrfachablage, mangelnde Transparenz von Systemen und Ablaufen (Abb. 2). Ziel ist es die Papierberge und die Informationsflut im Computer in den Griff zu bekommen, d. h. die Informationen zu strukturieren, zu indizieren und zuganglich zu machen. Informationen werden erst dann zu einem wertvollen Faktor, wenn sie strukturiert vor