Handbuch Sekretariat

ISBN-13: 9783409199278 / Niemiecki / Miękka / 1989 / 575 str.

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Opis

Erstmals haben im HANDBUCH SEKRETARIAT die im deutschsprachigen Raum fUhrenden Vereinigungen und Weiterbildungsinstitutionen als Herausgeber zusam mengearbeitet: - der Bund Deutscher SekreHirinnen e. V. - BDS, - der Deutsche SekreUirinnen-Verband e. V. - DSV, - die Sekretarinnen-Akademie e. V. - SAK, - das Sekretarinnen-Kolleg der Akademie fUr FUhrungskrafte der Wirtschaft e. V. - AFW, - die Redaktion der Zeitschrift SEKRETARIAT. Die Institutionen werden auf den Seiten XX -XXIII vorgestellt. Das HANDBUCH SEKRETARIAT ist das zentrale Nachschlagewerk im BUro. Es bietet komprimierte Erfahrung aus zahlreichen Trainings-und Weiterbildungssemina ren. Autoren, die das Umfeld und die Aufgaben der Sekretarin genau kennen, geben hier nUtzliches Know-how und Anregungen fUr den BUroalltag und besondere Situa tionen weiter: - Teil 1 macht deutlich, welche Anforderungen heute an Sekretarinnen gestellt wer den, und zeigt Perspektiven auf. - Die Beitrage in Teil 2 vermitteln konkretes Know-how zu den Standardaufgaben wie beispielsweise Postbearbeitung, Organisation der Ablage, Vorbereitung von Tagungen und Geschiiftsreisen. - In Teil 3 geht es urn Psychologie und Rhetorik: urn Konfliktmanagement im Sekre tariat, urn GerUchte, wirkungsvolle Prasentation, urn Zeitmanagement und Lebensplanung. - Teil4 enthalt Informationen aus den Bereichen Recht und Wirtschaft, von Arbeits vertrag bis Umweltschutz. - leil 5 gibt Anregungen zur Personlichkeitsentwicklung. - Teil6 umfaBt unter anderem ein Computer-ABC und weitere Informationen zum Nachschlagen. AuBerdem sind in diesem Teil Adressen von Weiterbildungsinstitu tionen und viele andere nUtzliche Adressen aufgefUhrt. So ist das HANDBUCH SEKRETARIAT ein kompetenter Ratgeber fUr die Berufsan fangerin, die erfahrene altere Kollegin und die engagierte Wiedereinsteigerin.

Spis treści

1: Berufsbild.- Die Sekretärin im Management, Rückblick — Standortbestimmung — Ausblick.- 1. Der lange Weg ins Management — Eine kleine historische Betrachtung zum Werdegang der Sekretärin als Frau in Beruf und Gesellschaft.- 1.1 Die Frauenbewegung während der Industrialisierung im vergangenen Jahrhundert.- 1.2 Das Büro als neue berufliche Wirkungsstätte der Frau.- 1.3 Die Sekretärin im Rahmen einer autoritär-patriarchalischen Führungsordnung.- 2. Sekretärin heute — Die Sekretärin im Rahmen eines modernen Managements.- 2.1 Besonderheiten der Zusammenarbeit zwischen Chef und Sekretärin.- 2.2 Das Sekretariat als Schaltstelle im Rahmen der zwischenmenschlichen Beziehungen.- 2.3 Bezugspunkte für die Tätigkeit der Sekretärin.- 2.4 Gefahren bei der Weitergabe von Informationen.- 2.5 Die Sekretärin bei Abwesenheit des Chefs.- 2.6 Die Sekretärin als Platzhalterin des Chefs.- 2.7 Die Sekretärin im Umgang mit dritten Stellen im Unternehmen.- 2.8 Die Sekretärin als Beraterin des Chefs.- 3. Von der Chefsekretärin zur Führungsgehilfin und Chefassistentin — Zukunftsweisende Aufgaben der Sekretärin.- 3.1 Die Sekretärin als Führungsgehilfin des Chefs.- 3.2 Die Sekretärin als Assistentin des Chefs bei der internationalen Kontaktpflege.- 3.3 Die Sekretärin als Spezialistin auf dem Gebiet der neuen Technologie.- 4. Zusammenfassung und Ausblick.- Anforderungsprofil und Berufsbild der Sekretärin.- 1. Anforderungsprofil.- 1.1 Erscheinungsbild/Persönlichkeit.- 1.2 Fähigkeiten.- 1.3 Fertigkeiten.- 2. Berufsbild.- 2.1 Hauptaufgaben.- 2.2 Sonderaufgaben.- 2.3 Unterstellung.- 2.4 Überstellung.- 2.5 Kompetenzen.- 2: Arbeitstechniken.- Korrespondenz.- Postbearbeitung.- 1. Posteingang.- 1.1 Grobsortieren.- 1.2 Öffnen der Post.- 1.3 Inhalt der Briefsendung — Entnahme und Leerkontrolle.- 1.4 Eingangsstempel und Verteilervermerke.- 1.5 Vorbereiten der Eingangspost.- 2. Postausgang.- 2.1 Unterschriftvorbereitung und Einholen der Unterschrift.- 2.2 Kontrolle der Anlagen und des Verteilervermerks.- 2.3 Anfertigen von Kopien.- 2.4 Verteilen der Kopien und Adressieren der Sendungen.- 2.5 Kuvertieren, Verschließen und Frankieren der Sendungen.- 3. Anmerkungen.- Erfolgreich telefonieren.- 1. Hilfsmittel.- 2. Positives Gesprächsklima.- 2.1 Mißverständnisse schaffen Mißverhältnisse.- 2.2 „Blickkontakt“ am Telefon.- 2.3 Die Formulierung ist das „Kleid“ des Inhalts.- 3. Effektives Telefonieren.- 3.1 Vorbereitet erreicht man mehr.- 3.2 Gesprächsführung: Wer geschickt fragt, der führt!.- 3.3 Nach dem Gespräch.- 4. Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern.- 5. Praktische Tips.- Vorbereiten, Durchführen und Nachbereiten von Konferenzen und Tagungen.- Wichtiges zum Thema „Protokoll“.- 1. Protokollarten.- 2. Beschlußprotokoll.- 3. Stichwortprotokoll.- 4. Kurzprotokoll.- 5. Wörtliches Protokoll.- 6. Ausführliches Protokoll.- 7. Standardwortschatz?.- Ablage im Sekretariat.- 1. Ablage im Sekretariat — etwas Besonderes?.- 2. Organisation der Schriftgutentstehung.- 3. Weg mit dem Aktenstau!.- 4. Die Wahl der richtigen Ablagetechnik.- 5. Auf das Ordnungssystem kommt es an.- 6. EDV-Einsatz.- Geschäftsreise.- 1. Muster-Checkliste zur Vorbereitung einer Geschäftsreise.- 1.1 Akten/Arbeitsunterlagen.- 1.2 Aufenthaltsgenehmigung/Visa.- 1.3 Hotelreservierung.- 1.4 Kreditkarten.- 1.5 Reiseart.- 1.6 Reisemappe.- 1.7 Reiseplan.- 1.8 Telefonnummern.- 1.9 Terminplanung.- 1.10 Transfer.- 1.11 Vertretung.- 1.12 Währung/Devisen.- 1.13 Werbung/Geschenke.- 1.14 Zusammenstellung der Unterlagen.- 2. Muster-Checkliste für Abwesenheit des Chefs.- 2.1 Gesprächsnotizen.- 2.2 Postausgang.- 2.3 Posteingang.- 2.4 Telefon.- 3. Muster-Checkliste nach Rückkehr des Chefs.- 3.1 Bestätigungs- und Dankschreiben.- 3.2 Informationen.- 3.3 Protokolle/Reiseberichte.- 3.4 Reisekostenabrechnung.- 3.5 Termine.- 3: Kommunikation und Karriere.- Das Gespräch und seine Bedeutung für die Sekretärin.- 1. Gespräche aller Art im Sekretariat.- 2. Die Zielsetzung der Sekretariatsgespräche.- 3. Gesprächsführung kann man lernen.- 4. Orientierungshilfen für die Gesprächsführung der Sekretärin im beruflichen und privaten Bereich.- 4.1 Der Kontakt — unerläßliche Voraussetzung für jedes Gespräch.- 4.2 Die Wahl des richtigen Gesprächsthemas.- 4.3 Der Verlauf des Gesprächs.- 4.4 Das Zuhören — unerläßlicher Bestandteil eines fruchtbaren Gesprächs.- 4.5 Die eigene Meinung — ein allergischer Punkt in der Gesprächsführung der Sekretärin.- 5. Besucher im Sekretariat — Störfaktoren für die Sekretärin oder vorrangige Gesprächspartner?.- 5.1 Anhaltspunkte für das Verhalten der Sekretärin.- 5.2 Regeln für die Gesprächsführung der Sekretärin.- Konfliktmanagement im Sekretariat.- 1. Was ist ein Konflikt?.- 2. Orientierungspunkte für die Konfliktsteuerung.- 3. Die Vielfalt der zwischenmenschlichen Beziehungen im Sekretariat als Konfliktstoff.- 3.1 Der Chef.- 3.2 Die Mitarbeiter des Chefs.- 3.3 Andere Mitarbeiter.- 3.4 Die Außenwelt.- 4. Der Chef — Konfliktgrund Nummer eins.- 5. Die „innere Kündigung“ — ein brisanter Konfliktstoff.- 6. Der Betriebsrat — ein schwieriger Fall.- 7. Problemfeld Information.- 8. Zusammenfassung.- Gedanken über Gerüchte in Organisationen.- 1. Sie gehören dazu.- 2. Es gibt Rollen, die eignen sich.- 3. Vom Wesen der Gerüchte.- 3.1 Das Gerücht von den Marsmenschen.- 3.2 Gerüchte in einem Unternehmen.- 4. Ursachen für Gerüchte.- 4.1 Fehlende oder mangelnde Informationen.- 4.2 Fehlendes Vertrauen in die Aussagen des Informanten.- 4.3 Gestörte Beziehungen zwischen Personen oder Gruppen.- 4.4 Gerüchte als Hilfsmittel, Politik zu machen.- 4.5 Mangelndes Verständnis und fehlende Qualifikation.- Literatur.- Berichtswesen/Informationsfluß.- 1. Was heißt Berichtswesen?.- 2. Die Gestaltung des Berichtswesens.- 2.1 Der Informationsinhalt des Berichtswesens.- 2.2 Die Organisation des Berichtswesens.- 2.3 Die Technik des Berichtswesens.- 3. Zusammenfassung.- Regeln zur Vorbereitung, zum Aufbau und zur Durchführung einer wirkungsvollen Präsentation.- 1. Vorbereitung.- 2. Aufbau.- 3. Durchführung.- Zeitmanagement und Lebensplanung.- 1. Wo geht eigentlich Ihre Zeit hin?.- 1.1 Wie die Zeitinventur durchgeführt wird.- 1.2 Wie die Zeitinventur ausgewertet wird.- 1.3 Wie Sie sich bei Störungen verhalten können.- 1.4 Wie Sie sich aus selbst aufgestellten Zeitfallen befreien.- 2. Wie Sie feststellen können, was Ihnen wichtig ist.- 3. Wie Sie realistische Zeitpläne aufstellen.- 3.1 Die Arbeit mit einem Zeitplanungsbuch.- Was ist beim Start in einer neuen Position zu beachten?.- 1. Die eigene Vorbereitung.- 2. Die Vorbereitung des Unternehmens.- 3. Der erste Eindruck.- 4. Das persönliche Einarbeitungsprogramm.- 4.1 Wie richten Sie Ihren Arbeitsplatz ein?.- 4.2 Wie gewinnen Sie Ihren Chef für sich?.- 4.3 Wie stellen Sie sich auf Ihren neuen Chef ein?.- 4.4 Wie gewinnen Sie Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen für sich?.- 4.5 Ihr Einstand.- 4.6 Zeit und Zwang zum Lernen.- 5. Die Probezeit — eine Chance für beide Seiten.- 4: Recht und Wirtschaft.- Einführung in das Recht.- 1. Wesen des Rechts.- 2. Formen des Rechts.- 3. Systematik des Rechts.- 3.1 Öffentliches und privates Recht.- 4. Grundbegriffe des Rechts.- 5. Rechtsfindung.- Grundgesetz.- 1. Entstehung.- 2. Grundlagen.- 2.1 Demokratiegebot.- 2.2 Rechtsstaatsprinzip.- 2.3 Sozialstaatsprinzip.- 2.4 Bundesstaatlichkeit.- 2.5 Grundrechte.- 3. Verfassungsentwicklung.- Pressefreiheit.- 1. Pressefreiheit als Freiheit gesellschaftlicher Kommunikation.- 2. Inhalt der Pressefreiheit.- 3. Zensur.- Arbeitsvertrag/Arbeitszeugnis.- 1. Arbeitsvertrag.- 1.1 Grundsätzliche Bemerkungen.- 1.2 Abschluß des Arbeitsvertrages.- 1.3 Inhalt von Arbeitsverträgen.- 1.4 Rechte und Pflichten des Arbeitsvertrages.- 2. Arbeitszeugnis.- 2.1 Grundsätzliche Bemerkungen.- 2.2 Anspruch auf Arbeitszeugnisse.- 2.3 Inhalt und Formulierung qualifizierter Zeugnisse.- Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)/Betriebsrat.- 1. Grundsätzliche Bemerkungen.- 2. Das Betriebsverfassungsgesetz von 1972 (BetrVG).- 3. Der Betriebsrat.- 3.1 Sozialer Bereich.- 3.2 Personeller Bereich.- 3.3 Wirtschaftlicher Bereich.- Der Jahresabschluß.- 1. Die Bestandteile des Jahresabschlusses.- 1.1 Aufstellungspflicht und Aufgabe des Jahresabschlusses.- 1.2 Die Bilanz.- 1.3 Die Gewinn- und Verlustrechnung.- 2. Die Aufstellung des Jahresabschlusses.- 2.1 Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.- 2.2 Bilanzierung nach dem Handelsrecht.- 2.3 Bewertung nach dem Handelsrecht.- 3. Prüfung, Feststellung und Offenlegung des Jahresabschlusses der Kapitalgesellschaft.- 3.1 Prüfung des Jahresabschlusses.- 3.2 Feststellung des Jahresabschlusses.- 3.3 Offenlegung des Jahresabschlusses.- Aufbau- und Ablauforganisation.- 1. Begriffsbestimmungen.- 2. Die Aufbauorganisation.- 2.1 Der horizontale Aufbau.- 2.2 Der vertikale Aufbau (Weisungssysteme im Unternehmen).- 3. Die Ablauforganisation.- Führungsstile.- 1. Führungsverhalten und Führungsstil.- 2. Der autoritäre Führungsstil.- 3. Der patriarchalische Führungsstil.- 4. Der kooperative Führungsstil.- 5. Der situative Führungsstil.- 6. Die Wirkung von Führungsstilen.- 7. Führungstechniken.- Firmenkultur.- 1. Die Elemente der Firmenkultur.- 1.1 Die Unternehmens-Wirklichkeit.- 1.2 Normen und Wertvorstellungen.- 1.3 Vorbilder.- 1.4 Haltungen und Rituale.- 1.5 Das kulturelle Netzwerk.- 2. Schritte auf dem Weg zur eigenen Firmenkultur.- 2.1 Die Situations- oder Star-Kultur.- 2.2 Die Aktions-Kultur.- 2.3 Die Investitions-Kultur.- 2.4 Die Administrations- oder Prozeß-Kultur.- 3. Firmenkultur — Garantie für langfristigen Unternehmenserfolg.- Steuern.- 1. Einkommensteuer.- 2. Umsatzsteuer.- 3. Gewerbesteuer.- 4. Vermögensteuer.- 5. Erbschaft- und Schenkungsteuer.- Wertpapiere und Börse.- 1. Die Basis für Wertpapiere.- 2. Was sind Wertpapiere?.- 2.1 Eine Urkunde als Handelsgegenstand.- 2.2 Wertpapierarten.- 3. Sicherheit von Wertpapieren.- 4. Wertpapiererträge.- 4.1 Zinsen.- 4.2 Dividende.- 4.3 Kursgewinn.- 5. Verbriefte Rechte in Wertpapieren.- 5.1 Verbriefte Rechte in Gläubiger-Papieren.- 5.2 Verbriefte Rechte in Aktien.- 6. Wer emittiert welche Wertpapiere?.- 6.1 Öffentliche Anleihen.- 6.2 Bankschuldverschreibungen.- 7. Die Börse.- 7.1 Kursbildung.- 7.2 Kurspflege.- 7.3 Wertpapiertechnik.- 7.4 Ein Geschäft für Profis.- Umweltschutz.- 1. Wirtschaftswachstum und Umweltschutz.- 2. Der Wald.- 3. Belastung von Boden, Wasser, Luft und Leben.- 4. Gefahren durch Kfz- und Lösemittel-Emissionen.- 5. Schutz der Atmosphäre durch FCKW-freie Spraydosen.- 6. Umweltemblem und Umweltzeichen.- 7. Maßnahmen am gewerblichen Arbeitsplatz.- 8. Zwölf Fragen zur Umwelt im Büroalltag oder: Was jeder einzelne leisten kann.- 5: Persönlichkeitsentwicklung.- ABC der Umgangsformen.- Bildung — eine Lebensaufgabe, Gedanken zur Allgemeinbildung für Sekretärinnen.- 1. Spezialbildung und Allgemeinbildung bedingen sich gegenseitig!.- 2. Bildung — früher ein Privileg, heute für alle möglich.- 3. Ansätze zur Erweiterung des Allgemeinwissens.- 3.1 Interessen und Informationsquellen.- 3.2 Bildungskurse in Seminaren und Gruppen.- 4. Lernen lernen — was heißt das?.- Strategisch lernen — So finden Sie Ihr Lernoptimum.- 1. Längerfristige Überlegungen.- 1.1 Auf welche Fähigkeiten wird es in Zukunft verstärkt ankommen?.- 1.2 Ziel- und Standortbestimmung.- 2. Welche Lernwege stehen zur Verfügung?.- 2.1 Das Lernen am Arbeitsplatz (on-the-job).- 2.2 Das Lernen im Seminar.- 2.3 Das Selbstlernen.- 3. So finden Sie Ihre optimale Lerntechnik.- 3.1 Defizit-Modell ist widerlegt.- 3.2 Techniken und Regeln zum besseren Einprägen.- 3.3 Mentales Training.- 3.4 Mind-mapping nach Tony Buzan.- 3.5 Lese- und Auswertungstechniken.- 3.6 Techniken zur Förderung der Konzentration.- 3.7 Neue Gewohnheiten aufbauen — wie mache ich das?.- Literatur.- Fremdsprachen.- 1. Die Bedeutung von Fremdsprachen für die Sekretärin.- 2. Sprachen lernen.- 2.1 Auslandsaufenthalt.- 2.2 Lernen im Ausland.- Aus- und Weiterbildung.- 1. Die Bedeutung der Weiterbildung für die Sekretärin.- 2. Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen.- 2.1 Lehrgänge mit Abschluß.- 2.2 Andere Weiterbildungsmaßnahmen.- 3. Weiterbildung planen und durchführen.- 3.1 Bedarfsanalyse.- 3.2 Lernziele.- 3.3 Vorbereiten und Durchführen.- 3.4 Erfolgskontrollen und Umsetzen der Egebnisse.- 4. Ausblick.- Literatur.- 6: Nachschlageteil.- Computereinsatz im Sekretariat.- Wichtige Begriffe aus der Datenverarbeitung: Lexikon der EDV.- Groß oder klein, getrennt oder zusammen? — Die häufigsten Zweifelsfälle der Rechtschreibung.- Akademische Grade.- Buchstabieralphabet.- Dienste der Post.- Adressen.- Auskunft bei sprachlichen Unsicherheiten.- Sekretärinnen-Verbände.- Mitgliedsschulen der Sekretärinnen-Akademie e. V..- Sekretärinnen-Schulen im DSV.- Weitere wichtige Veranstalter von Seminaren für Sekretärinnen.- Frauen-Organisationen.- Die Bundespräsidenten der Bundesrepublik Deutschland.- Die Bundeskanzler der Bundesrepublik Deutschland.- Bundesbehörden.- Bundesministerien.- Fraktionen des Deutschen Bundestages.- Pressestellen der Länderregierungen und der Wirtschaftsministerien.- Statistische Ä;mter.- Internationale Fremdenverkehrsämter.- Das Wichtigste in Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch für den Geschäftsbrief, das Telefongespräch, den Besucherempfang.- Literaturhinweise.- Die Autoren.- Stichwortverzeichnis.